Protection des renseignements personnels
A. Fin
: Greenpeace reconnaît que les individus ont le droit de protéger leurs
renseignements personnels et qu’il est nécessaire que ses pratiques en
matière de gestion des renseignements respectent des normes nationales.
Nous nous assurerons que nos politiques et lignes directrices
opérationnelles, basées sur les principes du Code de l’Association
canadienne de normalisation, régissent la gestion des renseignements
personnels de nos membres, de nos donateurs, de nos employés et de nos
militants. B. Portée :
Cette politique sera appliquée, dans le cadre d’activités commerciales,
à tous les renseignements personnels relatifs à un individu
identifiable qui auront été recueillis, utilisés ou communiqués dans le
cadre d’activités commerciales. Nous nous assurerons que toute tierce
partie ayant été approuvée, désignée ou embauchée pour agir en notre
nom soit informée à propos des principes établis dans notre Politique
de protection des renseignements personnels. C. Définitions
- Renseignements personnels
– Tout renseignement pouvant être utilisé pour identifier, distinguer
ou contacter un individu donné; cela comprend les opinions, les
croyances, les renseignements financiers, la date de naissance et
d’autres données permettant de l’identifier mais n’inclut pas le nom,
le titre, l’adresse de l’entreprise ou le numéro de téléphone au bureau
de l’employé d’un organisme.
- Activité commerciale
- Toute transaction, action ou conduite particulière, ou toute activité
régulière de type commercial, y compris la vente, l’échange ou la
location de listes de donateurs, de membres ou de collecte de fonds.
- Consentement
– Accord obtenu volontairement avec une action proposée ou qui est
réalisée. Le consentement peut être soit explicite ou tacite. Le
consentement explicite est donné de manière explicite, soit oralement
ou par écrit. Le consentement explicite est formel et ne nécessite
aucune inférence de la part de l’organisme qui demande le consentement.
Le consentement tacite existe lorsque l’existence d’un consentement
peut être raisonnablement inférée de l’action ou de l’inaction d’un
individu.
D. Principes de confidentialité
: Pour se guider dans la protection de vos renseignements personnels,
Greenpeace suit les 10 principes suivants, lesquels sont basés sur ceux
créés par la CSA International et définis dans la Loi sur la protection
des renseignements personnels et les documents électroniques. - Responsabilité – Nous reconnaissons que nous sommes responsables de tout renseignement personnel en notre possession.
Afin d’assurer le respect de ce code de protection des renseignements
personnels, nous avons désigné un agent en chef de la protection des
renseignements personnels responsable de l’application des politiques
et des procédures et de l’adhésion aux principes énoncés ci-dessous. De
plus, nous inclurons une clause de protection des renseignements
personnels dans les contrats conclus avec n’importe quelle tierce
partie.
- Détermination des fins de la collecte des renseignements
– Greenpeace et ceux qu’il désigne ou engage pour agir pour lui ou en
son nom, détermineront les fins de la collecte des renseignements
personnels au moment ou avant de recueillir ces renseignements.
Nous définirons clairement la ou les fins poursuivies de la collecte
des renseignements personnels avant de recueillir les renseignements et
nous rendrons cette ou ces fins disponibles au moment de la collecte.
Tout renseignement personnel en notre possession ne sera utilisé qu'aux
fins originales pour lesquelles il aura été recueilli. Toute
utilisation secondaire ou optionnelle de renseignements par Greenpeace
sera identifiée et l’occasion sera donnée aux individus de rejeter ou
d’accepter une telle utilisation.
- Consentement
– Nous devons vous informer et obtenir votre consentement pour la
collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements
personnels.
Nous fournirons une
explication claire des utilisations voulues de vos renseignements
personnels. Nous reconnaissons aussi votre droit d’empêcher que vos
renseignements personnels soient fournis à d’autres organismes de
manière réciproque à des fins de collecte de fonds. Ainsi, nous ne
communiquerons aucun renseignement personnel sans donner à nos membres
l’occasion de refuser qu’ils soient communiqués.
Greenpeace reconnaît que les individus ont, en tout temps, le droit de
retirer leur consentement à ce que leurs renseignements personnels
soient utilisés. Chaque année, nous donnerons à nos membres l’occasion
de refuser que leur nom soit échangé.
- Limitation de la collecte – La collecte de renseignements personnels se limitera aux fins que nous vous aurons indiquées.
Nous ne recueillerons pas de renseignements personnels sans
discernement, ni ne recueillerons des renseignements sur vous auprès
d’autres individus proches de vous tels les membres de votre familles
ou vos amis sans votre consentement et sans que vous n'en soyez
informé, et ce, uniquement si une situation des plus pressantes se
présente.
- Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
– Nous n’utiliserons ni ne communiquerons vos renseignements personnels
qu’avec votre consentement (ou selon les exigences de la loi) aux fins
pour lesquelles ils ont été recueillis.
Nous nous assurerons que le consentement à utiliser les renseignements
personnels soit appliqué uniquement aux fins pour lesquelles l’individu
a donné son accord initial. Greenpeace ne conservera vos renseignements
qu’aussi longtemps qu’il sera nécessaire pour parvenir aux fins
déterminées.
- Exactitude
– Nous conserverons vos renseignements personnels aussi exacts,
complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
Nous donnerons à nos sympathisants l’occasion de mettre à jour ou de
corriger leurs renseignements personnels qui sont désuets ou inexacts.
- Mesures de sécurité – Nous protégerons vos renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité adaptées à leur degré de sensibilité.
Greenpeace prendra tous les moyens raisonnables nécessaires pour
s’assurer que tous les renseignements personnels en sa possession
soient protégés contre la perte ou le vol, l’accès sans autorisation,
la communication, la copie, l'utilisation ou la modification. Cela
inclut mais ne se limite pas à des moyens physiques, organisationnels
et technologiques.
- Transparence
– Nous prendrons les moyens pour que des renseignements précis et
clairs sur nos politiques et nos pratiques relatives à la gestion des
renseignements personnels vous soient facilement accessibles.
Nous nous assurerons que nos politiques et nos procédures concernant
vos renseignements personnels soient simples, claires et facilement
accessibles sous différentes formes y compris électroniquement et sur
papier.
- Accès aux renseignements personnels
– Nous vous informerons, si vous en faites la demande, de l'existence
ou non de renseignements personnels sur vous, de l'utilisation qui en
est faite et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers. Vous
pourrez contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et y
faire faire les corrections appropriées.
Nous répondrons à vos demandes d’accès de façon opportune. Si, en
certaines circonstances, nous ne sommes pas en mesure de fournir
certains renseignements, nous vous fournirons une explication par écrit
qui en contiendra les raisons.
- Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes
– Vous avez le droit d'interroger l’agent en chef de la protection des
renseignements personnels à propos du non-respect des principes énoncés
ci-dessus.
Nous ferons tout en notre
pouvoir pour répondre ouvertement aux demandes ou aux plaintes à propos
de notre gestion, collecte et communication des renseignements
personnels. Nous nous assurerons que chaque plainte soit examinée et
que les mesures appropriées requises pour remédier à la situation
soient prises.
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