Greenpeace ist eine von Staaten sowie politischen und wirtschaftlichen Mächten unabhängige Organisation, die nach den Grundsätzen der Gewaltfreiheit handelt, um die Umwelt und die biologische Vielfalt zu schützen und den Frieden zu fördern. Sie stützt sich auf eine Bewegung von engagierten Bürgerinnen und Bürgern, die sich für den Aufbau einer nachhaltigen und gerechten Welt einsetzen.
Greenpeace ist in 55 Ländern, auf allen Kontinenten und Ozeanen mit 28 nationalen und regionalen Büros sowie drei Schiffen vertreten. Greenpeace zählt mehr als drei Millionen Mitglieder, davon 9.000 in Luxemburg, und mehr als 36.000 Freiwillige in der ganzen Welt.
Zur Steigerung unserer operativen Effizienz suchen wir eine·n neue·n Verwaltungsassistent·in.
Profil
Sie interessieren sich für die Arbeit von Greenpeace und teilen die Werte der internationalen Umweltorganisation. Sie sind zuverlässig und gewissenhaft, sind ein Organisationstalent und können gut zuhören. Sie haben idealerweise 3-5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position in Luxemburg oder einem unserer Nachbarländer.
Sie sind bekannt für Ihre ausgeprägte Teamfähigkeit, Ihre Kontaktfreudigkeit, Ihr Verantwortungsbewusstsein, Ihre Selbstständigkeit und die Einhaltung von Fristen.
Ihre Aufgabe besteht darin, die Leiterin für Verwaltung und Finanzen sowie den Direktor bei den täglichen Aufgaben des Bürolebens zu unterstützen. Sie sorgen dafür, dass die Organisation und der Betrieb des Büros reibungslos funktionieren.
Aufgaben
Unter der Verantwortung der Leiterin der Verwaltung und Finanzen und des Direktors von Greenpeace Luxemburg und, werden Sie verantwortlich sein für :
Administrative Verwaltung (und HR-Unterstützung)
- Verfassen, Formatieren und Archivieren von Dokumenten (Briefe, Berichte, Präsentationen, etc.)
- Verwaltung und Nachverfolgung der ein- und ausgehenden Post
- Aktualisierung und Führung von Verwaltungsdateien
Unterstützung bei der Finanzverwaltung
- Vorbereitung und Eingabe von Posten für die Buchhaltung (Rechnungen, Spesenabrechnungen) in die Buchhaltungssoftware
- Überprüfung der Zuweisung von Budgets
- Überwachung der Zahlungen
Organisatorische Unterstützung
- Organisation und Koordination von Meetings (Vorbereitung der Unterlagen, Einladungen und Protokolle verwalten)
- Planung und Verwaltung der Terminkalender des Teams oder der Direktion
- Betreuung von Geschäftsreisen (Buchungen, Routen, Spesenabrechnungen)
Verwaltung von Arbeitsmitteln und Materialien
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterial
- Überwachung von Verträgen und Pflege der Beziehungen zu Dienstleistern (Wartung, Lieferungen, Dienstleistungen)
- Verwaltung von Versicherungs- und Wartungsverträgen sowie von Telefonabos
Fähigkeiten und Anforderungen
- Administrative Ausbildung (Abitur bis Bac+2)
- Kenntnisse im Personalwesen (sind von Vorteil)
- Perfekte Beherrschung der französischen Sprache, Englisch und Luxemburgisch sind von Vorteil
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Genauigkeit
- Sicherer Umgang mit den Office-Tools Google Suite und LibreOffice
- Gute soziale und redaktionelle Fähigkeiten
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und Fristen einzuhalten
- Diskretion und Sinn für Vertraulichkeit
Arbeitsbedingungen
- Arbeit am Bildschirm
- Unbefristeter Vertrag, der zum baldmöglichsten Zeitpunkt besetzt werden soll
- Arbeitsplatz am Sitz des luxemburgischen Büros in Esch-sur-Alzette
- Vergütung gemäß unserer Gehaltstabelle und abhängig von der Berufserfahrung
- Zusätzliche Urlaubstage zwischen Weihnachten und Neujahr
Das Einstellungsverfahren
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Bewerbungen ohne Motivationsschreiben werden nicht berücksichtigt.