Posisi: Direct Dialogue Administrative And Recruitment Officer – Greenpeace Asia Tenggara – Kantor Indonesia
Ringkasan Posisi:
Petugas Administrasi dan Rekrutmen Direct Dialogue bertanggung jawab dalam memberikan dukungan administratif yang komprehensif untuk operasional kantor dan proses rekrutmen di Greenpeace Indonesia. Posisi ini bertugas untuk mengoordinasikan tugas-tugas administratif harian, mengelola proses rekrutmen dan onboarding Tim Direct Dialogue Campaign (DDC), serta memfasilitasi komunikasi yang efektif di dalam tim.
Sebagai organisasi yang menerapkan kebijakan tidak menerima dana dari korporasi maupun pemerintah, Greenpeace sepenuhnya bergantung pada kemurahan hati dan komitmen dari para pendukung individu untuk membiayai kampanye dan inisiatif lingkungan kami. Pendekatan ini memastikan bahwa pekerjaan kami tetap independen, tidak memihak, dan fokus pada prinsip serta nilai yang mendorong misi kami.
Saat ini, tujuan utama Departemen Fundraising adalah membangun dan memelihara basis pendanaan yang andal, efisien, dan etis yang tidak hanya memenuhi kebutuhan keuangan Greenpeace Asia Tenggara, tetapi juga sejalan dengan nilai-nilai inti organisasi kami.
Secara khusus, tujuan kami adalah:
- Membangun loyalitas terhadap Greenpeace dalam seluruh komunikasi kami
- Mempromosikan tujuan dan sasaran kampanye Greenpeace
- Menjaga basis pendanaan yang beragam dan aman
- Bertanggung jawab sebagai departemen untuk mencapai target anggaran
- Menyajikan pelaporan yang jujur dan mudah diakses untuk semua program
- Mengubah cara pandang orang terhadap pengeluaran mereka
- Memberikan peningkatan bersih tahunan dalam dana yang tersedia
Tugas dan Tanggung Jawab
Mengelola Proses Rekrutmen DDC
- Memasang lowongan kerja di berbagai platform rekrutmen untuk menarik kandidat yang sesuai
- Menyaring dan memilih kandidat secara efisien untuk proses seleksi selanjutnya
- Bertindak sebagai penghubung utama dalam penjadwalan dan koordinasi wawancara
- Melakukan wawancara dan seleksi kandidat untuk mengikuti pelatihan
Menangani Hubungan Internal dan Disiplin
- Menjadi penghubung utama dalam penanganan isu hubungan industrial internal maupun eksternal
- Menangani permasalahan disiplin dalam tim DDC
Fasilitasi Onboarding dan Offboarding
- Memfasilitasi sesi orientasi bagi anggota tim DDC yang baru direkrut
- Mengelola proses offboarding bagi staf yang akan mengakhiri masa kerjanya
Pemantauan Kehadiran dan Cuti
- Mengawasi dan memantau kehadiran DDC, termasuk hari libur dan cuti sakit
Kontribusi dalam Pengembangan Buku Panduan
- Berpartisipasi dalam penyusunan dan pengembangan Buku Panduan DDC
Menjamin Dokumentasi yang Akurat
- Memastikan seluruh data anggota DDC (baru dan lama) terdokumentasi dengan baik dan diperbarui dalam sistem SDM
Penyusunan Laporan Rekrutmen
- Menyediakan laporan rekrutmen yang komprehensif untuk memantau progres dan hasil manajemen administratif
Mengelola Tugas Administratif untuk Tim DDC
- Memasukkan laporan kerja harian ke dalam sistem Salesforce dan Google Documents
- Memantau laporan skor harian termasuk jumlah rekrutmen dan jumlah donasi
Pemeliharaan Dokumentasi dan Pelaporan
- Mendokumentasikan laporan kasus dari catatan pengaduan layanan pendukung untuk tim DDC
Manajemen Desain dan Konten
- Mengembangkan materi desain, menyetujui konten, dan memilih gambar untuk merchandise serta tampilan informasi sesuai kebutuhan
Manajemen Keuangan dan Inventaris
- Membuat dan memperbarui kartu stok setiap bulan untuk tim keuangan
- Memantau dan mengelola anggaran operasional dan rekrutmen tim DDC
Koordinasi Acara dan Penghargaan
- Membantu dalam persiapan dan pelaksanaan acara-acara DDC
- Mengelola pemesanan, pengumpulan, dan distribusi penghargaan untuk tim DDC
Manajemen Vendor dan Pengadaan
- Mengelola pengadaan dan pemilihan vendor untuk kebutuhan DDC, termasuk merchandise, seragam, dan formulir pendaftaran
- Memastikan pemilihan vendor sesuai dengan prosedur operasional standar Greenpeace
Pemantauan Retensi DDC
- Mengembangkan dan memelihara laporan akurat untuk mendukung manajemen tim DDC
- Bekerja sama dengan tim Fundraising untuk memantau tingkat keluar-masuk anggota DDC dan menguji strategi retensi
- Mengawasi pelaporan bulanan dari tim kepada Acquisition Specialist
- Menjalin dan mempertahankan kegiatan rekrutmen fundraising dengan para pemangku kepentingan
- Mengelola dan memperbarui media sosial DDC
- Membuat sertifikat pelatihan, sertifikat kerja 1 tahun, dan sertifikat pengalaman kerja bagi anggota DDC
- Memberikan saran kepada Koordinator DD serta membantu dalam pembuatan jalur karier DDC
- Berkoordinasi dengan unit Komunikasi untuk mempublikasikan rekrutmen serta aktivitas dan cerita DDC bersama para pendukung
Tugas Administratif, Prosedural dan Lain-lain
- Mengawasi administrasi yang tepat waktu dan akurat, termasuk pelaporan hasil dan penggajian
- Memastikan semua kebijakan dan prosedur Greenpeace dijalankan
- Bekerja sama dengan tim untuk mengelola semua persediaan seragam, perlengkapan tampilan, dan alat tulis untuk fundraising
- Memastikan ketersediaan bahan yang memadai setiap saat
- Menjaga transparansi program dalam organisasi dan melaporkan Indikator Kinerja Utama dalam rapat staf
- Berkoordinasi dengan Petugas Basis Data terkait informasi bank dan urusan lain yang berkaitan dengan operasional Direct Dialogue
Tugas Umum
- Dari waktu ke waktu, sesuai dengan prioritas organisasi dan fundraising, Anda diharapkan melaksanakan tugas-tugas lain sebagaimana diarahkan oleh Acquisition Specialist
Perencanaan Strategis, Pengembangan & Dukungan
- Merancang proses perencanaan rekrutmen Direct Dialogue dengan bantuan Acquisition Specialist
- Terus memperbarui pengetahuan mengenai strategi rekrutmen Direct Dialogue secara global dan menerjemahkannya untuk konteks Indonesia
- Bekerja sama dengan DDC Sr. Team Leader dalam mengembangkan dan menerapkan strategi agar staf Direct Dialogue merasa menjadi bagian yang utuh dari Greenpeace
- Menjalin hubungan dengan suplier dan agensi bila diperlukan
Persyaratan
Pendidikan
- Lulusan Universitas (S1) atau Diploma di bidang Manajemen Sumber Daya Manusia atau bidang terkait Bisnis
Pengalaman Kerja
- Minimal 1 tahun pengalaman sebagai recruitmen di lingkungan sales/fundraising
- Minimal 1 tahun pengalaman dalam administratif
- Pengalaman bekerja di organisasi amal atau nirlaba merupakan nilai tambah
Kemampuan Fungsional
- Pengetahuan dan/atau pengalaman menggunakan Microsoft Office
- Pengetahuan dan/atau pengalaman dalam penggunaan sistem CRM
- Kemampuan berbahasa Inggris secara lisan dan tulisan dengan baik
Kompetensi Organisasi
- Profesionalisme: Pengetahuan dan/atau pengalaman dalam mengelola perilaku dan emosi dengan cara yang mencerminkan nilai-nilai dan mencapai tujuan organisasi
- Kerja Sama Tim & Komunikasi: Pengetahuan dan/atau pengalaman bekerja sama serta menyampaikan informasi, ide, dan pendapat dengan cara yang jelas dan mudah dipahami oleh audiens yang beragam dan multikultural
- Kepemimpinan: Pengetahuan dan/atau pengalaman dalam membimbing dan mengarahkan tim melalui visi yang jelas, pendelegasian tanggung jawab, serta pemberian dukungan dan umpan balik secara berkelanjutan
- Inovasi & Perubahan: Pemikiran kreatif dan imajinatif, keterbukaan terhadap ide-ide baru, serta kemampuan mengambil risiko yang diperhitungkan demi mencapai tujuan organisasi
- Berpikir Strategis & Wawasan Global: Kemampuan menyusun pendekatan strategis yang mempertimbangkan keragaman budaya untuk mencapai tujuan organisasi
Lingkungan Kerja Khusus
- Berbasis di kantor Jakarta
- Peka terhadap lingkungan sosial, ekonomi, dan budaya di Asia Tenggara
- Posisi ini menuntut fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi untuk bekerja dalam berbagai kondisi dan tantangan, termasuk pengaturan kerja fleksibel di lapangan atau lingkungan kerja garis depan
HAL YANG PERLU DIKETAHUI SEBELUM MELAMAR
Jam Kerja
40 jam seminggu, Senin–Jumat, pukul 09.00–18.00, tidak termasuk istirahat makan siang satu jam. Jam kerja dapat disesuaikan sesuai kesepakatan dengan manajer.
Cuti
- Cuti tahunan: 20 hari
- Cuti sakit: 30 hari
- Cuti orang tua: Sesuai hukum ketenagakerjaan dan kebijakan Greenpeace
- Cuti belasungkawa: Maksimal 5 hari
Gaji
Penawaran gaji akan ditentukan berdasarkan sistem penggajian Greenpeace, mempertimbangkan deskripsi pekerjaan dan pengalaman pelamar.
Asuransi
Greenpeace menyediakan asuransi kesehatan, jiwa, dan perjalanan untuk karyawannya.
Pembelajaran dan Pengembangan
Greenpeace berkomitmen untuk mendukung pengembangan staf melalui sistem manajemen kinerja tahunan dan proses mentoring.
Kesetaraan Kesempatan
Greenpeace Asia Tenggara adalah pemberi kerja dengan prinsip kesetaraan kesempatan. Kami menghargai keragaman dan menciptakan lingkungan kerja yang penuh penghormatan dan kepercayaan. Tidak ada diskriminasi berdasarkan usia, gender, latar belakang, ras, orientasi seksual, atau kondisi lainnya.
Kebijakan dan Prosedur SDM
Kebijakan SDM Greenpeace disosialisasikan kepada seluruh staf dan manajemen, termasuk mengenai kesetaraan, serta ditinjau secara berkala.
PEDOMAN APLIKASI
Kandidat yang berminat diharapkan untuk:
- Menulis Surat Pengantar yang menjelaskan kualifikasi Anda dan alasan ingin bergabung dengan Greenpeace
- Klik tautan berikut untuk mengirimkan lamaran Anda:BambooHR/Direct Dialogue Administrative and Recruitment Officer
Batas waktu lamaran: 10 June 2025
CATATAN TAMBAHAN
Harap baca paket rekrutment ini dengan seksama. Surat pengantar dan formulir aplikasi akan menjadi dasar utama proses seleksi awal. CV juga diterima.
Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan kirim email ke [email protected] Terima kasih dan kami menantikan surat lamaran dan formulir lamaran Anda yang sudah diisi.
Harap diperhatikan bahwa kami menerima banyak pelamar untuk lowongan yang kami iklankan, jadi kami tidak dapat menanggapi pelamar yang tidak terpilih. Kami mohon maaf sebelumnya. Jika Anda tidak mendapat kabar dari kami dalam waktu dua minggu sejak tanggal penutupan, anggaplah Anda tidak terpilih.
Terima kasih dan kami menantikan untuk menerima surat lamaran dan formulir lamaran Anda yang sudah diisi.